Jak napisać sprawozdanie?
Sprawozdanie jest to rodzaj pisma, które powinno zawierać przede wszystkim historię danego zdarzenia, tego co chcemy przekazać innym, których nie było na nim. Celem sprawozdania będzie z pewnością bardzo ściśle określony, a zawarte w nim treści będą informowały o konkretnym wydarzeniu. Sprawozdanie ma określony układ i elementy, o których zawsze jest warto pamiętać. Jak w rezultacie będzie wyglądało sprawozdanie?
Sprawozdanie to rodzaj pisma, jakie zawiera kilka charakterystycznych elementów. Przy jego tworzeniu nie może zabraknąć opisanego po króćce miejsca i czasu zdarzenia, jak również obiektywnej prezentacji danej sytuacji. W obrębie sprawozdania powinien znaleźć się również opis faktów, wypowiedzi konkretnych uczestników zdarzenia. Wszystkie zawarte informacje muszą być czytelne, bezbłędne, konkretne oraz przejrzyste. Najlepiej jest pisać sprawozdanie w układzie chronologicznym. Zakończenie tego typu pisma powinno z kolei zawierać uwagi, jak również wnioski opisane szczegółowo, ale konkretnie odwołując się do danej sytuacji. W przypadku pisania sprawozdań okresowych, warto przytoczyć poprzednie pisma.
Układ i treść sprawozdania
Układ sprawozdania w tym przypadku będzie bardzo przejrzysty. Na początku wstawiamy tytuł sprawozdania, czyli to, z czym jest związane np. sprawozdanie ze spotkania konferencyjnego i tytuł sympozjum. Następnie zawieramy w sprawozdaniu ogólne wiadomości z wydarzenia, czyli kiedy się odbyło, co było tematem przewodnim spotkania, jaki był jego cel. W dalszej części, tak jak było wspominane powyżej układ chronologiczny zdarzenia, czyli o godzinie np. 9 00 rozpoczęła się konferencja a o 11 00 wykład Pana X lub Pani Y. Dalsza część to będzie pewnego rodzaju podsumowanie tegoż wydarzenia, czyli zapisujemy wnioski ze spotkania, wystawiamy ocenę dla organizatorów, osób biorących udział w zdarzeniu. Nie można również na końcu pisma zapomnieć o własnoręcznym podpisie i o dacie stworzenia sprawozdania oraz miejscu jego utworzenia. Mając takie informacje z pewnością będzie łatwiej napisać pismo tego rodzaju, które powinno być wbrew pozorom bardzo starannie przygotowane. Tak więc jak napisać sprawozdanie każdy już wie. Warto wykorzystać tą wiedzę, aby dokument był stworzony na wysokim poziomie i nikt nie miał wątpliwości, że wykonała go osoba, która doskonale sobie radzi z tego typu chronologicznie zapisanym przebiegiem wydarzeń.
Autor sprawozdania świadkiem zdarzenia
Autor będący świadkiem konkretnego zdarzenia ma prawo do tego, aby stworzyć dokument je potwierdzający, który będzie dowodem na to, co się po kolei działo podczas zdarzenia. Biorąc udział w zdarzeniu łatwiej jest również opisać szczegółowo i chronologicznie wszelkiego typu wydarzenia danego dnia. Tym bardziej, że nawet opracowany wcześniej plan wydarzenia tego typu może się zmienić w trakcie trwania zdarzenia. Mogą pojawić się czynniki wpływające na zmianę planów i na spontaniczną zamianę zdarzeń. Dlatego też recenzent i sprawozdawca musi być przy takich zdarzeniach, aby pismo było, jak najbardziej rzetelne i budzące zaufanie. W szczególności, jeśli jest później wykorzystywane w konkretnych sprawach. Relacja z wydarzenia może być wykorzystywana przez prasę, media, przez dane urzędy, przez instytucje Państwowe, w zależności od tego, czego sprawozdanie ze zdarzenia dotyczy i w jakim celu jest sporządzane. Tym bardziej, że jest to dokument konkretny, dokładny, z wyselekcjonowanymi najważniejszymi danymi. Pamiętając o tym, że porządek chronologiczny to podstawa tego typu relacji pisanej na komputerze.