Jak napisać maila? Zasady dobrej e-korespondencji

Mogłoby się wydawać, że pisanie maili nie należy do rzeczy trudnych. Robi to niemal każdy z nas – w czym więc rzecz? Okazuje się, że wciąż wiele osób nie wie, jak napisać maila w sposób oficjalny. Wiadomość kierowana do znajomego powinna znaczenie różnić się od tej, którą wysyłamy np. do pracodawcy, czy profesora. Warto zadbać o najdrobniejsze nawet detale.

Jak napisać maila? Przywitaj się stosownie

Oczywiście, w oficjalnej korespondencji nie ma mowy o zwrotach takich jak “cześć” lub “hej”. Nagminnym błędem jest jednak z pozoru eleganckie “witam”. Językoznawcy jasno podkreślają, że “witam” możemy stosować jedynie w sytuacjach, gdy jesteśmy niejako “ponad” naszym rozmówca (czyli np. gościmy go u siebie w domu). W sieci jesteśmy symetrycznymi rozmówcami, zatem nie stosujmy tego zwrotu. Najbezpieczniejszym wyjściem będzie “dzień dobry”, lub “Szanowny Panie/Pani”.

Podziel wiadomość na akapity

Jeśli poruszasz kilka wątków, rozdziel je akapitami. Odbiorcy będzie łatwiej przeczytać twoją wiadomość i zapamiętać najważniejsze informacje. Zbitka w postaci długiego, ciągłego tekstu jest źle odbierana.

Ostrożnie z interpunkcją

Interpunkcja to nasz sprzymierzeniec pod warunkiem, że stosujemy ją odpowiednio. Wielokrotne powtórzenia (trzykropek, wielokrotny znak zapytania, wykrzyknik) odbierają korespondencji poważny ton. W oficjalnych mailach lepiej nie stosować wykrzykników – aby rozmówca nie poczuł się przytłoczony naszą wiadomością

Bądź zwięzły

W mailu chodzi o to, by przekazać informację. Unikaj kwiecistego słownictwa i rozwlekłych zdań, postaraj się przekazać wszystko możliwie krótko.

Dbaj o ortografię

Jeśli nie jesteś pewien, czy wszystko jest tak, jak należy, posłuż się słownikiem. Nie powinno być to jednak konieczne – w końcu mamy autokorektę.

Eleganckie zakończenie

“Z poważaniem”, “z wyrazami szacunku” to wyrażenia odpowiednie do korespondencji oficjalnej. Mniej na miejscu jest “pozdrawiam”, które świadczy już o pewnej zażyłości korespondentów.

 

 

Dodaj komentarz